Divisão de Arquivo Permanente do Departamento de Arquivo Geral - DAG/UFSM (Brasil)

• Nacional
• Universitário

A Universidade Federal de Santa Maria, idealizada e fundada pelo Prof. Dr. José Mariano da Rocha Filho em 14 de dezembro de 1960, foi a primeira universidade instalada fora do eixo das capitais do estado no Brasil com a denominação de Universidade de Santa Maria, instalada solenemente em 18 de março de 1961. A UFSM é uma Instituição Federal de Ensino Superior constituída como Autarquia Especial vinculada ao Ministério da Educação. 
O Departamento de Arquivo Geral, órgão suplementar central da UFSM, subordinado diretamente ao Reitor, sob a supervisão administrativa da Pró-Reitoria de Administração, tem por finalidade gerenciar o Sistema de Arquivos na Instituição, mais especificamente: desenvolver uma política de gestão documental; constituir e preservar o Fundo Documental da UFSM, servindo como referência, informação, prova ou fonte de pesquisa científica; assessorar a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos no processo de avaliação documental; coordenar e supervisionar as atividades relacionadas com protocolo, arquivos setoriais, arquivo permanente e serviços de reprografia; racionalizar a produção documental.
Inicialmente, foi aprovado em 17 de janeiro de 1990, na 438º Sessão do Conselho Universitário, a criação da Divisão de Arquivo-Geral , como órgão executivo da Administração Superior vinculada à Pró-Reitoria de Administração, por meio da Resolução n. 0006/90 e alterada em seu item I pela Resolução n. 0007/90.
Em março de 2006, a equipe técnica elaborou o Projeto de Reestruturação da Divisão de Arquivo Geral, visando maior autonomia nas decisões arquivísticas, a execução de novas estratégias para a consolidação da Rede de Arquivos Setoriais e melhor gerenciamento das atividades concernentes às áreas de protocolo, arquivos setoriais, arquivo permanente e reprografia. O projeto foi aprovado em 22 de dezembro de 2006, na 663ª sessão do Conselho Universitário, parecer n. 114/06 da Comissão de Legislação e Regimento.
Dessa forma, a Divisão de Arquivo Geral passou a denominar-se Departamento de Arquivo Geral, constituindo-se na estrutura organizacional da UFSM como órgão suplementar central, Resolução n. 016/2006, de 26 de dezembro de 2006.

A UFSM está localizada no centro geográfico do estado do Rio Grande do Sul, distante 290 km de Porto Alegre. O município de Santa Maria é o pólo de uma importante região agropecuária que ocupa a parte centro-oeste do Estado. No município, formou-se um importante pólo de prestação de serviços com destaque para a educação em todos os níveis.

O Departamento de Arquivo Geral tem a seguinte estrutura:

1. Diretor
   1.1. Secretaria de Apoio Administrativo
2. Divisão de Protocolo
   2.1. Seção de Registro e Controle
   2.2. Seção de Movimentação
3. Divisão de Apoio Técnico aos Arquivos Setoriais
4. Divisão de Arquivo permanente
   4.1. Seção de Processamento Técnico
   4.2 Seção de Estudos e Pesquisas
5. Laboratório de Reprografia (Microfilmagem)
6. Comissão Permanente de Avaliação de Documentos

O prédio em que está localizado o Departamento de Arquivo Geral na Cidade Universitária é o prédio da Reitoria n° 47, andar térreo - salas 127, 130, 139 e subsolo.
O Laboratório de Reprografia (Microfilmagem) ocupa a sala 2235 do prédio 74 - CCSH, no campus.

São documentos de Guarda Permanente do Departamento de Arquivo Geral (DAG):
Documentos referentes à origem, aos direitos e as razões da existência da Instituição, bem como seus objetivos: Atos de criação, constituição, modificação ou extinção do órgão produtor - leis, decretos, portarias, resoluções, Documentos relativos a direitos patrimoniais: escritura, plantas, ações, etc.
Documentos que reflitam a organização e o funcionamento do órgão, como: Regimentos, regulamentos, normas, organogramas, fluxogramas; Acordos, convênios, contratos, termos de cooperação; Planos de trabalho, metas, projetos, programas, relatório de atividades, pesquisas, relatórios anuais, atas; Correspondência em geral que tratem das atividades-fim do órgão.
Documentos legislativos, de jurisprudência e ações judiciais: Leis, decretos, sentenças, pareceres normativos, delegação de autoridade.
Documentos relativos à administração de pessoal: Quadros, tabelas e política de pessoal; Inquéritos administrativos, apuração de responsabilidades e ações disciplinar; Assentamentos individuais, aposentadorias, pensões; Boletim de freqüência, folha ponto.
Documentos relativos a materiais e patrimônio: Inventários de bens, alienação de bens, processo de aquisição de materiais permanentes; Documentos sobre patrimônio imobiliário.
Documentos iconográficos ou sonoros que reflitam os fatos da vida do órgão: Fotografias, gravuras, desenhos, diapositivos, filmes, fitas, discos, audio-visuais, etc.
Documentos que respondem a questões técnico-científicas relativas às atividades específicas do órgão: Projetos, pesquisas, plantas, produção intelectual, marcas e patentes, manuais e relatórios técnicos.
Documentos de divulgação ou de promoção do órgão, dos quais um exemplar pelo menos deve ser preservado como amostra: Folhetos, boletins, formulários, cartazes, convites e postais - conservar apenas um exemplar como amostra. Conservar recorte de jornais e revistas que registram informações relevantes do órgão.
Documentos da vida escolar - diário de classe, histórico escolar 
Documentos de valor artístico e cultural. 

O Arquivo desenvolve vários instrumentos de pesquisa:

• Inventário do Fundo Mariano da Rocha

• Projeto de Implantação do Sistema de Arquivos da UFSM
  O trabalho apresenta justificativa e proposta para a criação da Divisão de Arquivo-Geral, órgão responsável pela política de arquivos na UFSM.
  Publicado em 1992.

• Tabela de Temporalidade de Documentos da Pró-Reitoria de Recursos Humanos (PRRH)
  A Tabela de Temporalidade de Documentos da PRRH é um instrumento de destinação que determina prazos para transferência, recolhimento, eliminação e reprodução dos documentos produzidos e recebidos em decorrência das atividades da PRRH.
  Publicado em 1998.

• Uma Política de Arranjo Documental para a Universidade Federal de Santa Maria
  A publicação é resultado de um trabalho de pesquisa, apresentando o quadro de Fundos Documentais da UFSM, conceituações a respeito da Teoria de Fundos e o estabelecimento do método de arranjo a ser adotado na ordenação interna da documentação produzida na UFSM.
  Publicado em 2001.

• Manual de Normas e Procedimentos Gerais para Controle de Processos
  O manual apresenta normas e procedimentos quanto à gestão de processos, abrangendo a autuação, numeração, juntada, desentranhamento, desmembramento, arquivamento, desarquivamento e tramitação de processos no âmbito institucional.
  Publicado em 2003.

• Catálogo Seletivo de Fotografias: Concretizando um ideal: a cidade universitária da UFSM de 1960 a 1973.
  A publicação é resultado de uma pesquisa de mestrado do PPGPPC/UFSM e apresenta os principais acontecimentos e fotografias dos primeiros anos da construção da Cidade Universitária da UFSM. Publicado em 2011.

Segunda a sexta-feira, das 8h às 11h30min e das 14h às 17h.
Fechado para o público nos feriados locais, regionais e nacionais.

A Lei n.º 46/2007, de 24 de Agosto regula o acesso aos documentos administrativos e a sua reutilização, revoga a Lei n.º 65/93, de 26 de Agosto, com a redação introduzida pelas Lei nº 8/95, de 29 de Março, e 94/99, de 16 de Julho, e transpõe para a ordem jurídica nacional a Diretiva n.º 2003/98/CE, do Parlamento e do Conselho, de 17 de Novembro, relativa à reutilização de informações do setor público.

Todo o cidadão, sem necessidade de enunciar qualquer interesse, têm direito de acesso aos documentos administrativos, o qual compreende os direitos de consulta, de reprodução e de informação sobre a sua existência e conteúdo.

Os documentos que contenham informações cujo conhecimento seja avaliado como podendo pôr em risco ou causar dano à segurança interna e externa do Estado ficam sujeitos a interdição de acesso ou a acesso sob autorização, durante o tempo estritamente necessário, através da classificação nos termos de legislação específica.

Não é permitida a utilização de informações em violação dos direitos de autor ou dos direitos de propriedade industrial.

Os documentos nominativos comunicados a terceiros não podem ser utilizados para fins diversos dos que determinaram o acesso, sob pena de responsabilidade por perdas e danos, nos termos legais.

Acesso às salas através de escadas e elevador .
Possui rampa na entrada do prédio para pessoas com necessidades especiais.
Possui estacionamento próprio e linhas de ônibus (Linha: Universidade) em diversos horários e todos os dias da semana.

A solicitação de pesquisa é realizada no DAG, no horário de funcionamento, em formulário específico.
O atendimento à solicitação é realizado mediante agendamento prévio.
A equipe do Arquivo oferece orientação quanto aos acervos disponíveis, auxilia no manuseio dos instrumentos de pesquisa e nos procedimentos para requisição de documentos.
É também essa equipe que encaminha os pedidos de cópias à autoridade competente, intermediando todos os contatos necessários com as áreas de guarda, tratamento e conservação do acervo as quais os usuários não têm acesso.

Os documentos, uma vez reformatados (fotografados, microfilmados, digitalizados, etc.), serão reproduzidos, exclusivamente, a partir de matriz de reprodução da respectiva tecnologia.
Os documentos originais não microfilmados, não fotografados ou não digitalizados só serão liberados para reprodução, por qualquer meio, se estiverem em bom estado de preservação e se o processo a ser utilizado para sua reprodução não lhes trouxer danos.
A reprodução dos documentos do DAG para terceiros poderá ser feita pelo próprio DAG, respeitando-se a legislação em vigor e autorização prévia da chefia do Departamento.

A instituição possui uma programação cultural diversificada e disponibilizada em seu site na opção eventos. Como, por exemplo, congressos, oficinas, palestras, etc. Dispõe ainda exibições no planetário, livraria, lanchonetes, peças teatrais, exibição de filmes, etc. Alguns destes eventos estão destinados à comunidade acadêmica outros são livres para o público em geral. Além de possuir ampla área verde com livre acesso à comunidade local, inclusive nos finais de semana.

BR UFSM Universidade Federal de Santa Maria

ISDIAH: Norma internacional para descrição de Instituições com acervo arquivístico. Conselho Internacional de Arquivos; tradução de Vitor Manoel Marques da Fonseca. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2009. 88p.

Preliminar

Integral

2011/10/14 (criação)

www.ufsm.br http://sucuri.ufsm.br/_outros/historico_index.php

Descrição elaborada por: Fabiana Fagundes Fontana, acadêmica do curso de Arquivologia da UFSM.